Legnicki e-Urząd wzorem dla innych samorządów w Polsce

- W naszych samorządach zdecydowanie za dużo mamy polityki, a za mało samorządności w myśleniu – powiedział prezes Warsaw Enterprise Institute, Tomasz Wróblewski.

Zdarzają się jednak gminy, które starają się wyrwać z gorsetu centralnych regulacji Wśród wyróżnionych działań są m.in. Nyski Bon Wychowawczy, Inteligentny System Zarządzania Ruchem w Rzeszowie, wdrożenie e-Urzędu w Legnicy czy brak długu w gminie Świdnik. – powiedział Andrzej Gniadkowski, redaktor pisma Wspólnota.

- Wyszukanie zbioru godnych uwagi działań wcale nie było prostym zadaniem. Ustrój samorządu terytorialnego jest w Polsce skonstruowany tak, że w niewielkim stopniu pozwala włodarzom na odważne działania – stwierdził Kamil Rybikowski, współautor raportu.

W dziedzinie nowych technologii obserwowana jest niezbędna i rosnąca potrzeba informatyzacji sektora publicznego. Na te potrzeby w bardzo sprawny sposób odpowiadają władze Legnicy – czytamy w Raporcie. - W latach 2017 i 2018 zrealizowano w tym mieście projekt pod nazwą „Usprawnienie obsługi klienta, w tym budowa i udostępnienie e-usług w gminie Legnica” – „eOK”, dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020.

W ramach projektu wdrożono m.in. trzy serwisy internetowe świadczące usługi dla klientów miasta:
portal bazy wiedzy (e-urzad.legnica.eu) – platformę integrująca wszystkie usługi elektroniczne świadczone dla legnickich mieszkańców i przedsiębiorców. Pod jednym adresem każdy z klientów urzędu ma dostęp do informacji oraz kanałów kontaktowych, dzięki którym załatwi swoje sprawy przez internet. Portal bazy wiedzy to zbiór informacji o świadczonych usługach z możliwością prostego ich wyszukania. Po wpisaniu interesującego hasła zostaną zaprezentowane wszystkie dostępne informacje: sprawy, opisy procedur, portale, e-usługi skojarzone z wyszukiwanym słowem. Główną częścią portalu bazy wiedzy są rozszerzone informacyjne karty usług wraz z kartami obsługi, które mają pomóc klientom w załatwieniu swojej sprawy przez internet lub są źródłem informacji, jak daną sprawę załatwić w sposób tradycyjny. Portal bazy wiedzy przekierowuje użytkownika na inne strony i portale oferowane przez urząd i jednostki miejskie, gdzie znajdzie on interesujące go informacje czy usługi elektroniczne;
platformę informacyjno-płatniczą PLIP (plip.legnica.eu) – miejsce, gdzie każdy klient urzędu (dorosła osoba fizyczna identyfikowana numerem PESEL) może sprawdzić, przeanalizować i opłacić swoje zobowiązania wobec gminy. Może także sprawdzić i opłacić zobowiązania firmy, od której ma stosowne pełnomocnictwo. Działanie platformy usprawnia mechanizm elektronicznego dostarczania korespondencji (decyzji podatkowych oraz upomnień z tytułu nieterminowych wpłat) za pomocą urządzeń mobilnych – kolektorów;
portal komunikacji społecznej (napisz.legnica.eu) – serwis służący komunikacji z mieszkańcami.

Całkowita wartość projektu wdrażającego powyższe portale i platformę wyniosła 1 438 158,26 zł. Uzyskano dofinansowanie w wysokość 56,14 proc. (590 019,65 zł), a wkład własny wyniósł 848 138,61 zł. Koszty serwisowe są szacowane na około 100 000 zł rocznie. Portal PLIP i portal komunikacji społecznej posiadają mechanizmy logowania się, a jednym z nich jest mechanizm wykorzystujący profil zaufany. W związku z tym, w kwietniu 2017 roku w kancelarii Urzędu Miasta uruchomiono punkt potwierdzania profilu zaufanego. Świadczone są też usługi mobilnego potwierdzania profilu zaufanego, kiedy to urzędnik udaje się do osób, które z powodów zdrowotnych nie mogą przybyć osobiście do urzędu. Równolegle, w lutym 2018 roku, uruchomiono w ramach osobnego projektu elektroniczne tablice ogłoszeń ETO (eto.legnica.eu), które zastąpiły tradycyjne tablice wiszące w budynkach Urzędu Miasta. Projekt ETO został zrealizowany ze środków własnych w wysokości 93 480,00 zł. Koszty serwisowe są szacowane na około 5 000,00 zł rocznie.

Poza częścią publiczną (budowa portali, udostępnienie e-formularzy na ePUAP) projekt „Usprawnienie obsługi klienta, w tym budowa i udostępnienie e-usług w gminie Legnicy” obejmuje:
a. modernizację i integrację systemu obiegu dokumentów elektronicznych (EZD) z funkcjonującym w Urzędzie Miasta zintegrowanym systemem wspomagającym zarządzanie miastem,
b. budowę interfejsów integrujących użytkowany moduł finansowo-podatkowy z innymi kluczowymi systemami urzędu (systemem z obszaru geodezji), co w efekcie pozwoli na:
dokonywanie zautomatyzowanych porównań bazy podatkowej z bazą ewidencji gruntów,
rejestrowanie w sposób automatyczny zobowiązania z tytuły obsługi ośrodka dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej,
c. zakup niezbędnego sprzętu komputerowego.

Zbudowane platformy usprawnią przede wszystkim wyszukiwanie informacji i e-usługi. Centralizacja informacji usprawni także pracę Urzędu Miasta Legnicy, a tym samym poprawi jakość obsługi klienta. Zmiany organizacyjne związane z realizacją projektu to budowa Biura Obsługi Klienta w budynku głównym Urzędu Miasta, gdzie wykorzystane będą funkcjonalności oraz baza wiedzy platformy e-urząd. W dłuższej perspektywie, kiedy korzystanie z usług e-urzędu stanie się powszechne, a liczba załatwianych spraw w sposób tradycyjny zmniejszy się, możliwym stanie się też zmniejszenie struktury zatrudnienia w urzędzie.