Cyfrowa rewolucja w złotoryjskim ratuszu

11 lat temu – to wtedy urząd miejski po raz ostatni zrobił większe zakupy sprzętu komputerowego. Na rozwijającym się w zawrotnym tempie rynku technologii cyfrowych taki okres oznacza kilka epok. Wyeksploatowane komputery na biurkach urzędników, obsługujących ważne dla mieszkańców sprawy, wprawdzie wciąż dzięki pracochłonnym modernizacjom udawało się utrzymać przy życiu, ale coraz częściej odmawiały posłuszeństwa. Dlatego już 4 lata temu powstał w magistracie projekt rozwoju usług elektronicznych bazujący na wymianie sprzętu. W grudniu 2018 r. miastu udało się pozyskać na niego dofinansowanie z funduszy europejskich. Przedsięwzięcie pn. „Wdrożenie e-usług publicznych dla mieszkańców gminy Krotoszyce, gminy wiejskiej Złotoryi i gminy miejskiej Złotoryi” otrzymał wówczas 3,5 mln zł z Regionalnego Programu Operacyjnego. Na Złotoryję miało przypadać z tej puli prawie 1,5 mln zł.

Na nowy sprzęt informatyczny złotoryjski ratusz wydał w ostatnich miesiącach ponad 1 mln zł. To suma, która pod względem technologicznym pozwoliła wejść miejskiej administracji w trzecią dekadę XXI w. Na liście zakupów znalazło się m.in. kilkadziesiąt komputerów stacjonarnych i przenośnych, kilka urządzeń wielofunkcyjnych oraz serwerów obsługujących urząd, a także szybkie łącze internetowe.

– To najnowocześniejszy w tej chwili sprzęt na rynku, dzięki któremu zdecydowanie lepiej możemy zabezpieczyć przechowywane dane. Wymieniliśmy tak naprawdę wszystkie komputery w urzędzie. Te stare, które nadawały się jeszcze do użytku, przekazaliśmy do jednostek podległych miastu oraz organizacji społecznych, gdzie będą w stanie popracować jeszcze przez parę lat – tłumaczy Piotr Rewig, główny specjalista ds. informatyki.

 Wymiana sprzętu była jednak tylko wstępem do wprowadzenia cyfrowych udogodnień dla mieszkańców. Dzięki nowym komputerom i modernizacji sieci wewnętrznej urząd stworzył platformę, która umożliwia regulowanie płatności podatkowych przez Internet. To tzw. e-podatki. Teraz wystarczy jedno logowanie do systemu, by na bieżąco sprawdzić swoje „konto podatkowe”, czyli stan zobowiązań wobec miasta z tytułu m.in. podatku od nieruchomości, rolnego czy leśnego, opłaty za psa, użytkowanie wieczyste czy podatku transportowego. Ewentualne należności można od razu uregulować, bo system bankowości elektronicznej przekieruje nas na rachunek bankowy.

Ale nie samymi podatkami urząd przecież żyje. Złotoryjanie załatwiają też przy pl. Orląt Lwowskich szereg innych spraw. Składają chociażby wnioski o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu, o udostępnienie informacji publicznej, o zajęcie pasa drogowego czy o zezwolenie na umieszczenie w nim reklamy, zgłaszają zamiar usunięcia drzewa itd. Po ostatniej rewolucji technologicznej mogą to robić bez odchodzenia od komputera, a więc dużo łatwiej i szybciej. Ratusz udostępnił bowiem w sieci formularze wniosków, które można wypełnić i „złożyć” na odpowiednim biurku przez Internet. Katalog takich e-usług liczy 29 pozycji, ale wśród dostępnych formularzy jest też ogólny wniosek o załatwienie sprawy urzędowej drogą elektroniczną, który poszerza jeszcze zakres udogodnień dla mieszkańców.

Wprowadzenie e-usług wymusiło też na urzędzie usprawnienie wewnętrznego obiegu dokumentów. Krążą po magistracie coraz częściej w wersji elektronicznej, a to oznacza mniejsze zużycie papieru, a więc i oszczędności dla środowiska naturalnego.

Złotoryjanie dostali też do dyspozycji tzw. e-budżet, czyli bieżący podgląd wydatków i dochodów miasta – zarówno planu, jak i ich wykonania. W tym panelu jest również bardzo ciekawy kalkulator przeliczający, jaka część z płaconego przez nas podatku dochodowego (PIT) zasila budżet miasta.

Kolejny ślad nowoczesnej technologii w ratuszu to system e-sesja, który przybliża mieszkańcom pracę rady miejskiej. Nowej jakości nabrała transmisja z obrad dzięki dwóm szybkoobrotowym kamerom umożliwiającym kadrowanie osób zabierających głos, a także systemowi konferencyjnemu w postaci pulpitów z mikrofonami. Całość jest obsługiwana za pomocą tabletów. W e-sesji dostępne jest poza tym archiwum transmisji, a także szczegółowe porządki obrad z głosowaniem imiennym radnych oraz wszystkie złożone przez nich interpelacje wraz z odpowiedziami burmistrza.

Wszystkie te nowinki, łącznie ze sprzętem, zostały zakupione w ramach trzech przetargów i kosztowały razem ponad 1,6 mln zł. Sama dostosowanie i wyposażenie serwerowni (na zdjęciu u góry) to wydatek rzędu pół miliona złotych.
W tej beczce miodu znalazła się jednak łyżeczka dziegciu. Ratusz zamiast 85 proc. otrzyma zwrot wydatków na poziomie 63 proc. Jest to wynik planowego audytu, który przeprowadził Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego. Audytorzy znaleźli błędy techniczne w procedurze przetargowej, w związku z czym UMWD wydał decyzję o zmniejszeniu naszemu miastu dotacji o 25 proc., co oznacza, że dofinansowanie z funduszy unijnych będzie o ok. 340 tys. zł niższe.

– Przetargi przy zakupie sprzętu i nowych technologii musieliśmy przeprowadzić w tak zwanej procedurze unijnej. Robiliśmy to po raz pierwszy według nowych zasad, dlatego było to trudne postępowanie, obarczone przy tym dużym ryzykiem. Koncentrowaliśmy się przede wszystkim na jakości produktu, żeby był on w pełni funkcjonalny, generował konkretne oszczędności oraz był przyjazny w obsłudze. Dlatego w specyfikacji przetargowej zawarliśmy szereg wymogów, które miały zabezpieczyć przed niekorzystnym wydatkowaniem środków unijnych. Nasz błąd polegał na tym, że od zwycięzców przetargów nie zażądaliśmy zaświadczeń o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego, a oświadczeń o niekaralności – tak jak to się robi w procedurze krajowej – tłumaczy burmistrz Złotoryi Robert Pawłowski. – Korekty się zdarzają, jednak ta jest zbyt wysoka do skali uchybienia. Dlatego zamierzamy się odwoływać od decyzji urzędu marszałkowskiego do sądu administracyjnego. Liczymy na szerszą ocenę całej tej sytuacji – dodaje burmistrz.

Pod koniec ubiegłego roku UM złożył wniosek o środki finansowe w ramach programu Cyfrowa Gmina. Otrzymaliśmy blisko pół miliona zł. Zdaniem miejskich urzędników ta kwota z naddatkiem rekompensuje niższy wymiar dotacji na e-usługi. Pieniądze będą przeznaczone m.in. na poprawę cyberbezpieczeństwa w magistracie, zakup kilkunastu laptopów do pracy zdalnej, komputerów dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Złotoryi, a także programów do przeprowadzania konsultacji społecznych i procedury budżetu obywatelskiego.

– Zapraszamy do korzystania z e-usług. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom mieszkańców, zamierzamy dalej rozwijać możliwości załatwiania spraw urzędowych online – zachęca burmistrz.